Her büronun verisi kendi ayrı veritabanında tutulur ve yalnızca o büronun yetkili kullanıcıları tarafından erişilebilir. Hassas alanlar (kimlik, iletişim, müvekkil ve taraf bilgileri) AES-256-GCM ile şifrelenerek kaydedilir; şifreler bcrypt (cost 12) ile, oturum ve arama indeksleri SHA-256 / HMAC-SHA-256 ile korunur. Bir büronun verileri başka bürolar tarafından görülemez. Büro verilerinin büyük kısmı — kimlik ve iletişim bilgileri, dosya notları, ara karar ve işlem açıklamaları, karar özetleri, ajanda kayıtları, platform içi mesajlar, müvekkil görüşmeleri ve soruları, UYAP'tan aktarılan açıklamalar, bildirimler, denetim kayıtlarındaki kullanıcı adları ve ayrıntılar ile yüklenen belgeler ve belge adları — her büroya özel bir anahtarla şifrelenir. Bu anahtar yalnızca büro yöneticisinin belirlediği büro anahtar parolası veya büro yöneticisine verilen kurtarma koduyla açılır; anahtar, parola ve kurtarma kodu platformda, disklerde veya yedeklerde açık hâlde bulunmaz ve yazılım sahibi ile sistem yöneticisi bunları bilmez. Şifrelenmeyen veriler şunlardır: esas, karar, icra, istinaf, arşiv ve fatura numaraları; mahkeme ve daire adları; dava türü ve dosya durumu; tarihler; büro kullanıcılarının görünen adları ile yardım asistanına yazılan sorular. Bu veriler raporlama, filtreleme ve sıralama için açık tutulur; bakımından yazılım sahibi günlük işleyişte erişmez, bakım ve zorunlu hâllerdeki yetkili teknik erişim mümkündür ve her erişim denetim kaydına işlenir. Platformda yapay zekâ hizmeti bulunmaz; hiçbir veri yapay zekâ sağlayıcılarına veya yurt dışına gönderilmez.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") kapsamında platformda iki ayrı rol bulunmaktadır:
Platform kapsamında iki ayrı kategoride veri işlenir:
(a) Vildan Uzun tarafından (platform hizmeti için):
(b) Avukat/Büro tarafından (kendi yönetim/dava süreçleri için):
Önemli: (b) grubundaki verilerden kimlik ve iletişim bilgileri, dosya notları, ara karar ve işlem açıklamaları, karar özetleri, ajanda kayıtları, platform içi mesajlar, müvekkil görüşmeleri ve soruları, UYAP'tan aktarılan açıklamalar, bildirimler, denetim kayıtlarındaki kullanıcı adları ve ayrıntılar ile yüklenen belgeler ve belge adları, ilgili büronun kendi veritabanında o büroya özel bir anahtarla AES-256-GCM kullanılarak şifrelenir ve yalnızca o büronun yetkili kullanıcılarına gösterilir. Bu anahtar yalnızca büro yöneticisinin belirlediği büro anahtar parolası veya kurtarma koduyla açılabilir; Vildan Uzun ve sistem yöneticisi bu parolayı ve kurtarma kodunu bilmez. Şifrelenmeyen veriler şunlardır: esas, karar, icra, istinaf, arşiv ve fatura numaraları; mahkeme ve daire adları; dava türü ve dosya durumu; tarihler; büro kullanıcılarının görünen adları ile yardım asistanına yazılan sorular. Bu veriler bakımından sistem sıfır-bilgi (zero-knowledge) mimarisinde değildir; bakım, teknik destek ve zorunlu hâllerde yetkili teknik erişim mümkün olup bu erişimler denetim kaydına işlenir.
(c) Tüm kullanıcıların etkinlik ve iletişim verileri: Büro yöneticisinin oluşturduğu her kullanıcı (avukat, sekreter, personel vb.) bakımından aşağıdaki veriler işlenir:
Kullanıcı etkinliği ve büro içi görünürlük: Büro yöneticisinin oluşturduğu her kullanıcının giriş/çıkış, IP, cihaz bilgisi ve gerçekleştirdiği tüm işlemleri; güvenlik, kötüye kullanımın önlenmesi ve denetlenebilirlik amacıyla kaydedilir. Büro yöneticisi, kendi bürosundaki tüm kullanıcıların bu giriş ve işlem kayıtlarını görüntüleyebilir. Platform içi mesajlar ilgili büronun veritabanında saklanır; Genel Sohbet mesajları o kanaldaki yetkili tüm kullanıcılar tarafından okunabilir, büro yöneticisi mesajlaşmayı yönetebilir ve mesajları silebilir. Büro içindeki kullanıcıları bu işleme ve görünürlük hakkında aydınlatma yükümlülüğü, veri sorumlusu sıfatıyla ilgili büroya aittir.
Verilerin toplanma yöntemi: Kişisel veriler; platforma kayıt ve kullanım sırasında doldurulan formlar, platform üzerinden gerçekleştirilen işlemler ve sistem tarafından otomatik olarak tutulan kayıtlar (oturum, IP adresi, işlem/denetim logları) aracılığıyla, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ve elektronik ortamda toplanır. Platform; oturumun sürdürülmesi ve güvenlik amacıyla zorunlu çerezler ve yerel depolama (ör. oturum jetonu/JWT) kullanır; bu teknik kayıtlar hizmetin çalışması için gereklidir ve reklam/izleme amacı taşımaz.
Vildan Uzun'ın işleme amaçları:
Avukat/Büro'nun kendi işleme amaçları (Vildan Uzun'ı ilgilendirmez):
Bir avukatın ya da bürodaki birden fazla avukatın, yazılımı kullanarak hangi veriyi ve ne amaçla kaydedeceği kendi kararı ya da büro yönetimi kararına bağlıdır. Yazılım sağlayıcı-programcı yalnızca yazılımı kodlar, hangi verinin ne amaçla yazılıma kaydedileceği tamamen kullanıcının kararına bağlıdır. Kaydedilen veriden, veri içeriğinden yazılım sağlayıcı hiçbir şekilde sorumlu değildir. Veri işleme amacı kullanıcıya aittir, yazılım sağlayıcının, kullanıcının hangi amaçla veri işleyeceği konusunda bir karar verme yetkisi ve sorumluluğu bulunmamaktadır. Bu sorumluluk kullanıcıya aittir.
Kişisel verileriniz; KVKK madde 5/2 kapsamında sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması, hukuki yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ve meşru menfaatlerimiz için gerekli olması hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.
Vildan Uzun, avukatın platform kayıt verilerini KVKK madde 8 ve 9 hükümlerine uygun olarak;
aktarabilir. Bu tedarikçiler Türkiye'de hizmet verir. Platform kapsamında işlenen kişisel verilerin hiçbiri yurt dışına aktarılmaz; tüm veriler Türkiye'deki sunucularda (İstanbul ve Ankara) işlenir ve saklanır. Platformda yapay zekâ hizmeti bulunmaz ve veriler yapay zekâ sağlayıcılarına gönderilmez.
Anlık bildirimler: Kullanıcı tarayıcı bildirimlerini açarsa bildirimler, tarayıcı üreticisinin (ör. Google, Mozilla, Apple) bildirim altyapısı üzerinden iletilir. Bu bildirimler uçtan uca şifrelidir ve kişisel veri içermez; yalnızca "Yeni mesaj" gibi genel ifadeler taşır. Bildirimler tarayıcı ayarlarından dilediğiniz an kapatılabilir.
Müvekkil verileri yalnızca ilgili büronun yetkili kullanıcıları tarafından görülebilir ve üçüncü kişilerle paylaşılmaz.
Platform kayıt verileri, hesabın aktif olduğu süre boyunca ve sözleşmesel/yasal yükümlülükler süresince saklanır. Hesabın kapatılması veya silme talebi hâlinde, ilgili veriler makul olarak en geç otuz (30) gün içinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir; yasal saklama yükümlülüğü bulunan kayıtlar yalnızca ilgili mevzuattaki süreyle sınırlı olarak saklanır.
Veri güvenliğine ilişkin bir ihlalden haberdar olunması hâlinde; platform kayıt verileri bakımından ilgili kişiler ve gerektiğinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu, büro verileri bakımından ise veri sorumlusu olan ilgili büro, gecikmeksizin, makul olarak en geç yetmiş iki (72) saat içinde bilgilendirilmeye çalışılır ve ihlalin etkilerini gidermek için makul adımlar atılır. İnternet üzerinden veri iletiminin mutlak güvenliğinin hiçbir sistemde garanti edilemeyeceği unutulmamalıdır.
Verilerin korunması için aşağıdaki teknik ve idari tedbirler uygulanmaktadır:
Vildan Uzun'un, büroların girdiği müvekkil ve dosya verileri bakımından veri işleyen sıfatıyla uyacağı şartlar aşağıdadır. Bu madde, taraflar arasındaki veri işleme ilişkisini düzenleyen sözleşmesel hükümler niteliğindedir:
İlgili kişi olarak Kanunun 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:
Not: Müvekkil verilerine ilişkin KVKK Madde 11 başvurularını, ilgili müvekkilin avukatı/büro yöneticisi ile yapmanız gerekir; çünkü bu verilerin veri sorumlusu ilgili bürodur. Vildan Uzun, veri işleyen sıfatıyla bu başvurularda büroya teknik destek sağlar.
Platform kayıt verilerinize ilişkin haklarınızı kullanmak için taleplerinizi bilgi@yerelofis.com adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurular, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Başvurunun ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Bu talep yalnızca büroyu yazılım kullanmak suretiyle kuran yetkili tarafından talep edildiğinde yerine getirilebilir. Büro kullanıcısının kaydettiği kullanıcılar ile büro kullanıcılarının kaydettiği diğer kullanıcılar bu yöndeki taleplerini o büronun veri sorumlusuna iletmeleri gerekmektedir zira hem KVKK Aydınlatma Metninde hem de yukarıda izah edildiği üzere, veri sorumlusu ilgili büro kurucusu ve yazılımın kullanıcılarıdır.
Veri Sorumlusu: Vildan Uzun
E-posta: bilgi@yerelofis.com
Web: yerelofis.com