İşbu Veri İşleme Sözleşmesi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") m.12 kapsamında düzenlenmiştir ve Kullanım Sözleşmesi'nin ayrılmaz ekidir. KVKK Aydınlatma Metni ile birlikte değerlendirilir.
Yalnızca büronun kayıt/iletişim verileri bakımından Vildan Uzun veri sorumlusudur (ayrıntı: KVKK Aydınlatma Metni). İşbu Sözleşme, büro içeriği (müvekkil/dosya verileri) bakımından Vildan Uzun'un veri işleyen sıfatıyla üstlendiği yükümlülükleri düzenler.
Vildan Uzun, büro içeriği verilerini yalnızca hizmetin (dosya yönetimi, müvekkil takibi, ajanda, UYAP aktarımı, arama/raporlama vb.) sunulması amacıyla ve büronun platform üzerinden verdiği talimatlar doğrultusunda işler. Bu veriler kendi amaçları için kullanılmaz, satılmaz, amaç dışı işlenmez ve üçüncü kişilerle paylaşılmaz.
Önemli: Yazıhane, işi gereği müvekkil ve taraf kişisel verilerini saklar ve işler; bu, ürünün asli işlevidir. Hangi verinin hangi amaçla girileceğine büro karar verir ve bundan büro sorumludur.
Vildan Uzun, verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek ile muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik makul teknik ve idari tedbirleri alır:
Büro anahtarı: Yukarıda belirtilen şifreli alanlar ve belgeler, her büro için ayrı üretilen bir anahtarla şifrelenir. Bu anahtar yalnızca büro yöneticisinin belirlediği büro anahtar parolası veya yalnızca büro yöneticisine bir kez gösterilen kurtarma koduyla açılır. Anahtar, parola ve kurtarma kodu platformda, disklerde veya yedeklerde açık hâlde bulunmaz; Vildan Uzun ve sistem yöneticisi bunları bilmez ve sistem yöneticisinin ana anahtarı bu verileri açamaz. Sunucu her yeniden başlatıldığında büro kilitli açılır ve büro yöneticisi parolayı girene kadar büro verilerine erişilemez. Kilit açıkken anahtar yalnızca sunucunun çalışma belleğinde tutulur. Parola ile kurtarma kodunun birlikte kaybedilmesi hâlinde şifreli veriler hiç kimse tarafından geri getirilemez.
Sistem tamamıyla sıfır-bilgi (zero-knowledge) mimarisinde DEĞİLDİR. Şu veriler büro anahtarıyla şifrelenmez: esas, karar, icra, istinaf, arşiv ve fatura numaraları; mahkeme ve daire adları; dava türü ve dosya durumu; tarihler; büro kullanıcılarının görünen adları ile yardım asistanına yazılan sorular. Bu veriler bakımından günlük işleyişte erişilmez; ancak bakım, teknik destek ve zorunlu hâllerde yetkili teknik erişim mümkündür ve her erişim denetim kaydına işlenir. Ayrıca büronun kilidi açıkken anahtar sunucunun çalışma belleğinde bulunduğundan, sunucuya tam yetkiyle erişebilen biri teorik olarak şifreli verilere de ulaşabilir. Bu, dürüst bir teknik beyandır; "hiç kimse erişemez" şeklinde bir taahhüt verilmez.
Hizmetin ifası için sınırlı sayıda alt işleyen kullanılabilir: sunucu barındırma, yedekleme ve e-posta gönderim altyapısı sağlayıcıları. Bu sağlayıcılar yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde veri işler.
Alt işleyenler Türkiye'de hizmet verir. Hiçbir kişisel veri yurt dışına aktarılmaz; tüm veriler Türkiye'deki sunucularda işlenir ve saklanır. Platformda yapay zekâ hizmeti bulunmaz ve büro verileri yapay zekâ sağlayıcılarına gönderilmez.
Kullanıcı tarayıcı bildirimlerini açarsa bildirimler, tarayıcı üreticisinin bildirim altyapısı üzerinden iletilir; bu bildirimler uçtan uca şifrelidir ve kişisel veri içermez, yalnızca genel ifadeler taşır.
Büro içeriğindeki müvekkil ve üçüncü kişilerin aydınlatılması, gerekli hukuki sebebin/rızanın sağlanması ve KVKK m.11 başvurularının karşılanması, veri sorumlusu sıfatıyla büroya aittir. Vildan Uzun, bu taleplerin yerine getirilmesinde teknik olarak makul ölçüde destek olur.
Büro içeriğine ilişkin bir veri ihlalinden haberdar olunması hâlinde, Vildan Uzun veri işleyen sıfatıyla, veri sorumlusu olan ilgili büroyu gecikmeksizin (makul olarak en geç yetmiş iki saat içinde) bilgilendirmeye gayret eder. İhlali Kurul'a ve ilgili kişilere bildirme yükümlülüğü veri sorumlusu sıfatıyla büroya aittir.
Büro hesabının kapatılması hâlinde büro içeriği verileri, KVKK Aydınlatma Metni'ndeki sürelere uygun olarak silinir, yok edilir veya anonimleştirilir; yasal saklama yükümlülüğü bulunan kayıtlar yalnızca ilgili süreyle sınırlı olarak saklanır. Belirsiz/sınırsız süre saklama yapılmaz.
Büro yöneticisinin oluşturduğu kullanıcılar aynı büroya ait verilere erişebilir; büro yöneticisi bu kullanıcıların giriş ve işlem kayıtlarını görüntüleyebilir. Büro içi kullanıcıları bu işleme hakkında aydınlatmak ve erişimi yetkilendirmek büro yöneticisinin sorumluluğundadır.
İşbu Sözleşme, büronun platformu kullanmaya başlamasıyla yürürlüğe girer ve hesap ilişkisi sürdüğü sürece geçerlidir. Vildan Uzun'un sorumluluğu, Kullanım Sözleşmesi'ndeki sorumluluk sınırlamaları çerçevesindedir. Türk hukuku uygulanır; uyuşmazlıklarda Giresun mahkemeleri ve icra daireleri yetkilidir. Esaslı değişiklikler platform üzerinden duyurulur.